Większość właścicieli małych firm odpowiada na to pytanie z opóźnieniem. Nie dlatego, że są nieodpowiedzialni - dlatego, że logowanie do banku, sprawdzanie sald i zestawianie tego z fakturami, które wyszły, a jeszcze nie wróciły, to osobna czynność, która wymaga czasu i skupienia. I w natłoku bieżących spraw - zwykle przesuwa się na później.

Skutek jest przewidywalny. Decyzje finansowe - o zatrudnieniu, o zakupie sprzętu, o tym, czy wziąć nowe zlecenie wymagające wkładu własnego - są podejmowane w oparciu o to, co właściciel pamięta z ostatniej rozmowy z księgową. Albo o to, co czuje.

Ludzka pamięć jest zoptymalizowana pod kątem dziś, nie pod kątem finansów.

Pamiętasz zlecenie, które właśnie kończysz. Pamiętasz spotkanie z nowym klientem zaplanowane na przyszły tydzień. Nie pamiętasz, że faktura od podwykonawcy za marzec nadal nie ma odpowiednika po stronie przychodów. Nie pamiętasz, że termin zapłaty VAT mija za osiem dni. Nie pamiętasz, bo nie ma powodu, żebyś pamiętał - jest tu mnóstwo innych rzeczy do pamiętania.

W dużych firmach od śledzenia tego odpowiada dział finansowy. W małych - śledzenie tego spada na właściciela, który i tak ma za dużo na głowie.

Problem nie jest w tym, że właściciele firm są nieuważni. Problem jest w tym, że nie mają systemu, który pamięta zamiast nich.

Przez "pamięta" nie chodzi tylko o przechowywanie dokumentów. Chodzi o aktywne przypominanie w odpowiednim momencie: że jutro mija termin ZUS, że konkretna faktura czeka na zapłatę już dwadzieścia dni, że w tym miesiącu wydatki na usługi zewnętrzne są o 40 procent wyższe niż zwykle i warto to sprawdzić zanim kolejna faktura wyjdzie.

Tego rodzaju czujność - dziś - wymaga albo dedykowanego człowieka, albo własnej dyscypliny, albo szczęścia. Żadna z tych opcji nie skaluje się dobrze.

Clereo robi to zamiast właściciela firmy. Śledzi terminy, flaguje anomalie, informuje o zmianach - nie raz w miesiącu przy deklaracji, ale na bieżąco, kiedy informacja jest jeszcze użyteczna. Zanim termin minie. Zanim faktura stanie się problemem. Zanim pytanie "czy stać mnie na to?" będzie musiało poczekać na odpowiedź od księgowej do następnego tygodnia.

Nie zastępuje to relacji z biurem rachunkowym. Uzupełnia ją o codzienny kontakt z własnymi liczbami - którego polskie małe firmy do tej pory nie miały.